Worum geht es?
David Allen schreibt in seinem Buch „Getting Things Done“ darüber, dass alles, was in 2 Minuten erledigt ist, sofort gemacht werden sollte, da es nicht wesentlich länger dauert, als Punkte auf eine Todo-Liste zu schreiben. Ich hab davon in dem Buch gelesen und festgestellt, dass ich das schon lange aus dem Bauch heraus in meinem Alltag, beruflich und privat, nutze.
Was sie für mich bedeutet
Als Unternehmer hat man eigentlich immer mehr Aufgaben als Zeit. Deshalb ist Fokussierung wichtig, aber darüber hinaus auch Effizienz. Es macht gar keinen Sinn, eine Aufgabe hoch effizient abzuarbeiten, wenn die Aufgabe gar keine wirkliche Relevanz hat. Über die Wichtigkeit, Nein! zu sagen, habe ich in meinem Wissensbeitrag zur Strategie geschrieben.
Wer kennt nicht das ungute Gefühl, etwas Wichtiges vergessen zu haben, oder dass einem die vielen Aufgaben über den Kopf wachsen? Die 2-Minuten-Regel ist mir hier eine optimale Hilfe. Alles, was schnell geht, wird sofort erledigt. Auch und insbesondere relevante Kleinigkeiten.
Viele Unternehmer vergessen oft, wie viele Dinge und Abläufe von ihnen abhängen (Bottleneck). Ein Angebot wartet auf Freigabe, eine Terminanfrage wartet auf Rückmeldung, ein Mitarbeiter wartet auf eine Unterschrift oder eine Aussage, ob das Design 1 oder 2 besser gefällt, jemand wartet auf eine Information. Prozesse stehen, Abläufe werden gestoppt, welche im Hintergrund weiterlaufen könnten. Wenn ich einen Lieferanten oder den Einkauf sofort informiere, was angeboten oder angefragt werden kann, dann kann der Prozess schon angestoßen werden, während man selbst im nächsten Meeting ist. Ein klarer Zeitgewinn.
Es gibt viele Beispiele für schnelle Entscheidungen, die dabei helfen, den „Ball“ im Spiel zu halten und den Ablauf nicht stocken zu lassen. Ich versuche, dieses Prinzip so gut wie möglich durchzuhalten. Auch wenn nicht jeder aus dem Umfeld versteht, warum schnell eine Nachricht auf dem Handy getippt werden muss. Meist E-Mail oder WhatsApp, schnell vom Handy aus. Beim Laufen getippt oder eingesprochen. Zwischen Terminen. Geht schnell und damit ist die Aufgabe erledigt und der Ablauf/der Prozess kann direkt im Hintergrund weiterlaufen, während ich mich schon auf die nächsten Dinge konzentrieren kann und nicht mehr dran denken muss, keinesfalls zu vergessen, dies und das zu erledigen. Bei E-Mails empfiehlt sich die gleiche Vorgehensweise: screenen nach Relevanz und dann schnelle Antworten zuerst. Die Inbox leert sich und die Laune steigt.
Wann immer sich die Gelegenheit bietet (kurze Pause zwischen 2 Terminen, beim Mail-Check, unterwegs), können kleine Aufgaben erledigt werden. Aber sehr oft entstehen Aufgaben aus Terminen und Telefonaten. Solche Aufgaben lassen sich direkt viel schneller erledigen, der Kontext ist frisch, man ist ja gerade damit befasst und weiß, worauf es ankommt. Keine Erinnerung nötig, nichts wird vergessen. Alles so klar aufzuschreiben, damit man es am Ende eines stressigen Tages (oder vielleicht ein paar Tage später) nachvollziehen und abarbeiten kann, braucht auch Zeit. Aber remember: 2 Minuten max.
Wenn die Aufgabe länger als 2 Minuten dauert, dann notiere ich mir diese ebenfalls sofort. Seit ich auch die Notiz sofort mache, ist das gehetzte Gefühl sofort weg. Als Todo- oder Task-Liste nutze ich übrigens eine E-Mail an mich selbst. Sonst nichts. Ich habe viele Tools ausprobiert und nichts ist wirklich hängen geblieben. E-Mails funktionieren aber wunderbar. Entweder ist der Task direkt gemacht oder als ungelesene E-Mail in einer meiner designierten Inboxen. Und nein, verloren geht da nichts.
So probierst Du es morgen aus
Um die 2-Minuten-Regel erfolgreich anwenden zu können, muss man seine Habits ändern.
Notiere Dir die Regel gut sichtbar, um erinnert zu werden. Wenn Du aktuell schon ein Notizsystem nutzt, um Dich zu strukturieren, dann mache da einen Eintrag, den Du nicht übersehen kannst.
- Zeitaufwand unter 2 Minuten: nicht aufschreiben, sondern machen
- Zeitaufwand über 2 Minuten: Eintrag in die Todo-Liste
Falls Du noch kein funktionierendes Notizsystem oder eine Todo-Liste hast, dann schick Dir einfach eine Nachricht mit Aufgaben oder Todos. Das geht als E-Mail oder auch per WhatsApp an Dich selbst (sogar als Sprachnachricht).
Wenn Du die Regel konsequent anwendest, wirst Du überrascht sein, wie viel Du zwischendurch weggearbeitet bekommst.
Von einem Unternehmer für andere Unternehmer. Geschrieben von mir (Thomas Kercher) in meinen eigenen Worten, KI wurde nur zur Recherche, Rechtschreibprüfung, Übersetzung und Formatierung verwendet.